Se describe el objeto general del documento: explicar la forma en que se organiza la documentación digital, indicando si afecta tanto a ficheros como a correo electrónico o cualquier otro aspecto que delimite el alcance.
2. Descripción general del sistema de archivado de la documentación digital
Se explica, entre otras cosas:
el concepto de usuario y lo que implica, así como la relación con el área TIC
las unidades de disco y el acceso, si procede, en movilidad
distribución entre unidades de red local, intranet u otros espacios
la idea de carpeta personal y carpeta compartida, o si existe una zona común
criterios básicos de seguridad impuestos desde el área TIC: copias de seguridad, unidades USB
criterios básicos de seguridad a tener en cuenta por los usuarios en el manejo de documentación digital (LOPD, ...).
uso del correo electrónico
criterios respecto al uso de las contraseñas
las aplicaciones (software) que acompañan a un puesto de trabajo y cómo actuar ante nuevas necesidades
criterios respecto al uso de mensajería instantánea (WhatsApp)
3. Estructura de archivado de la documentación
Se muestran al menos los dos primeros niveles de carpetas. No obstante, si es necesario, se añaden algunas otras por la relevancia que pueden tener para el trabajo diario. Junto a cada carpeta se añade:
una explicación de qué tipo de documentos contiene
criterios acordados sobre qué es "necesario" y qué "innecesario"
si se aplica algún tipo de codificación obligatoria a la hora de identificar carpetas o ficheros
quién es la persona o el equipo responsable
lugares donde no se pueden guardar ficheros
Importante:
explicar cómo actuar ante una duda a la hora de guardar documentación digital
explicar cuándo un documento o carpeta pasa a consideración de "histórico" y cómo tratarlo
4. Criterios de codificación e identificación de documentos
Se explica cómo codificar determinados documentos y se indica si es obligatorio o es solo de carácter orientativo. Se muestran los ejemplos correspondientes, como:
PRnn para indicar procedimientos/procesos a los que se refiere el documento, donde nn indica el número: PR04
aammdd-acta-nombre como forma de identificar las actas: 141020-acta-CS
Órganos colegiados de la organización, especificados mediante dos letras: CS consejo social, CD consejo de dirección, CR consejo rector, CG comisión de gobierno, PM pleno municipal, etc.
Para referirnos en el nombre de un documento a una persona, se tomarán por ejemplo tres iniciales del nombre y tres del apellido: Ander Etxeberria (andetx)
En general cuando haya que identificar documentos en cuyo título convenga incluir la fecha: aammdd 141020
Si se necesita una presentación de las carpetas en determinado orden, se utilizan dos dígitos al principio: 01Actas, 02Informes, 03Ofertas, 04Biblioteca...
Las fases de un proyecto mediante un código al principio de la carpeta/fichero: Fn. F1 indica fase de oferta, F2 indica en curso, F3 indica finalizado, F4 indica con contrato de mantenimiento...
Si se aplican colores o diferentes tipos de iconos, explicar el sentido.
5. Criterios respecto al guardado de mensajes de correo electrónico
Si procede, explicar a este respecto:
Se recuerda que es "personal" y que, por tanto, por defecto va a un sistema de archivado "personal"
Especificar qué tipo de correos hay que guardar y dónde, indicando si procede hacerlo como documento (msg, pdf o como fuera) en la estructura de archivos del área
Explicar si existe un buzón compartido
La forma en que conviene organizar en carpetas en correo (similar a la estructura de ficheros)
Criterios de histórico y cómo tratarlo
La aplicación de filtros, reglas, etiquetas...
6. Aspectos importantes a tener en cuenta
En este apartado se incluye cualquier aspecto que tenga especial relevancia:
Criterios de limpieza, si se acuerdan (borrado de determinadas carpetas comunes o cualquier otro)
No sobrepasar determinada largura en la identificación de documentos y carpetas
Cómo trabajar con versiones
Cómo gestionar las contraseñas
Qué se guarda en ERP (u otras aplicaciones de la organización) y qué en la estructura de archivos
Limitaciones a la hora de utilizar sistemas de archivado en la nube como Drive o Dropbox.
Acceso a documentación digital a través del smartphone
Indicar dónde hay recursos de formación (FAQ o similares) útiles en materia de 5S digital:
Cómo usar las búsquedas
Acceso a drivers u otros recursos útiles para los usuarios
Cómo usar imágenes y videos para que no ocupen tamaño excesivo
Cómo mantener el escritorio limpio pero con lo que usa frecuentemente a mano
Formas de visualizar archivos/carpetas en Windows
Cómo utilizar las reglas y filtros en el correo electrónico
7. Sistema de auditoría
Se describe el sistema de auditorías existente así como cualquier otra iniciativa destinada a mantener en orden el sistema (rutinas de limpieza lanzadas desde el área TIC).
Documento guía 5S digital
El proyecto de 5S digital debe terminar con la elaboración de un documento que describa la fundamental de lo que se ha implantado. Este documento deberá incluirse en los procesos de acogida de nuevo personal y estará accesible en el primer nivel de carpetas que se haya trabajado. Se recoge aquí un esquema con los contenidos que debe recoger.
1. Introducción | 2. Descripción general del sistema de archivado de la documentación digital | 3. Estructura de archivado de la documentación | 4. Criterios de codificación e identificación de documentos | 5. Criterios respecto al guardado de mensajes de correo electrónico | 6. Aspectos importantes a tener en cuenta | 7. Sistema de auditoría
1. Introducción
Se describe el objeto general del documento: explicar la forma en que se organiza la documentación digital, indicando si afecta tanto a ficheros como a correo electrónico o cualquier otro aspecto que delimite el alcance.2. Descripción general del sistema de archivado de la documentación digital
Se explica, entre otras cosas:3. Estructura de archivado de la documentación
Se muestran al menos los dos primeros niveles de carpetas. No obstante, si es necesario, se añaden algunas otras por la relevancia que pueden tener para el trabajo diario. Junto a cada carpeta se añade:Importante:
4. Criterios de codificación e identificación de documentos
Se explica cómo codificar determinados documentos y se indica si es obligatorio o es solo de carácter orientativo. Se muestran los ejemplos correspondientes, como:Si se aplican colores o diferentes tipos de iconos, explicar el sentido.
5. Criterios respecto al guardado de mensajes de correo electrónico
Si procede, explicar a este respecto:6. Aspectos importantes a tener en cuenta
En este apartado se incluye cualquier aspecto que tenga especial relevancia:Indicar dónde hay recursos de formación (FAQ o similares) útiles en materia de 5S digital:
7. Sistema de auditoría
Se describe el sistema de auditorías existente así como cualquier otra iniciativa destinada a mantener en orden el sistema (rutinas de limpieza lanzadas desde el área TIC).